אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים היא מושג המקיף את השימוש בטכנולוגיה כדי לייעל את תהליך העבודה עם חשבוניות ספקים, והפיכתו לרציף ונוח יותר.
תהליך טיפול בחשבוניות הספקים הידני יכול לכלול פעולות רבות, איסוף החשבוניות בנייר או מהמייל, הקלדת הנתונים, שליחה וחתימות של סבב אישורים, הכנה לתשלומים וארכוב בארכיון פיזי דיגיטלי.
אוטומציה של התהליך מייצרת סדר, חוסכת זמן רב וכסף, משפרת את היעילות והדיוק, מכניסה שקיפות ושליטה על ההוצאות.
דוקה הינה תוכנת ענן שמכניסה אוטומציה לתהליך הטיפול בחשבוניות ספקים, עבור למעלה מ-2,500 חברות, בהן אנו רואים חיסכון של עד 70% מזמן העבודה.
האוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים מפחיתה את הפעולות הידניות הקשורות לאיסוף, הקלדה, סבב אישורים וארכוב החשבוניות ספקים. עוזרת במניעת ואיתור שגיאות, מספקת תהליכי סבב אישורים, מפיקה דוחות לתיאום חשבונות ועוד. כמו כן, היא משתלבת ומתממשקת עם מערכות ERP והנהלת חשבונות, כדי לספק תהליך רציף מקליטת ועד רישום התנועה במערכת הנהלת החשבונות.
בואו נצלול קצת יותר לעומק,
מה תוכנת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים עושה?
תחילה, בואו נזכר בתהליך קליטת חשבוניות ספקים בצורה ידנית.
תחילה, אוספים את החשבוניות מהספקים, מניחים את ערימת הדפים (או המיילים) מולכם, ומתחילים להקליד את החשבוניות לתוך מערכת הנהלת החשבונות. בארגונים רבים, צריך לאשר את אותן חשבוניות לקליטה או תשלום מול המנהלים וגורמים אחרים, ולבסוף לארכב את המסמכים בארכיון.
האוטומציה עושה את העבודה עבורכם, מבוססת בינה מלאכותית (AI) מערכת דוקה מאפשרת עיבוד אוטומטי של חשבוניות הספקים. הנתונים מהחשבוניות מוזנים למערכת בקלות ובדיוק, מה שמאפשר למחלקת הנהלת החשבונות והצוות הפיננסי מעקב, בקרה ותשלום לספקים במהירות וביעילות.
במילים פשוטות: דוקה שולפת את החשבוניות מהמיילים, סורקת את נתוני החשבונית מייצרת המלצה לתנועת יומן וכל מה שנותר למנהל החשבונות הוא לראות שהמערכת עשה את העבודה בשבילו ולאשר יצירת תנועה במערכת הנהלת חשבונות שתלווה בהעלאת מסמך החשבונית למערכת הנהלת החשבונות גם כן, במקביל ככל ויש צורך מריצים סבב אישורים לקליטה או לתשלום. לאחר קבלת האישור, ניתן לבצע את כל התשלומים הדרושים באופן אלקטרוני במינימום זמן ומאמץ.
ם. האינטגרציה מרכזת את כל המידע הרלוונטי על חשבוניות הספקים במקום אחד, ומאפשר ניתור ובקרה על ההוצאות שלכם.
מספר פיצ׳רים בסיסיים במערכת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים (כמו דוקה):
- אוטומציה בהזנת הנתונים למערכת הנהלת החשבונות
מערכת לאוטומציה של תהליך קליטת חשבוניות ספקים יכולה לחלץ באופן אוטומטי נתונים מהחשבונית, ברמת דיוק גבוהה, להזין אותם במערכת הנהלת החשבונות שלכם ולשייך אותן להזמנת רכש (PO) או קבלות סחורה (GR) פתוחות.
- אוטומציה בניתוב חשבוניות לסבב אישורים
סבב אישורים הוא אחד התהליכים שגוזלים זמן רב בעיבוד וניהול חשבוניות ספקים. פתרונות אוטומטיים יכול להבטיח שאישור החשבוניות יעשה בזמן קצר, על-ידי ניתוב אוטומטי של החשבוניות לאישור, בהתבסס על חוקיות מוגדרת מראש.
- אוטומציה בעיבוד תשלומים
לאחר סבב אישורים ויצירת תנועות עבור החשבוניות ספקים, תוכלו להשתמש במערכות אוטומציה לחשבוניות ספקים, לטובת הצגה והכנות להעברת תשלומים.
- ממשקים עם מערכות אחרות
מערכות אוטומציה לחשבוניות ספקים מתממשקות למערכות הנהלת החשבונות ומערכות ERP, כדי להגביר יעילות ולספק מבט מקיף על ניהול החשבוניות שלכם. האינטגרציה מרכזת את כל המידע הרלוונטי על חשבוניות הספקים במקום אחד, ומאפשר ניתור ובקרה על ההוצאות שלכם.
למה כדאי להטמיע מערכות אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים?
האוטומציה מקצרת משמעותית את זמן הטיפול החשבוניות ספקים, מאפשרת עבודה מרחוק, עוזרת במניעת שגיאות הקלדה ידניות ועלויות ניהול. כלי אוטומציה נכון יוביל את צוות הנהלת חשבונות למקום של דיגיטציה, סדר, חיסכון בזמן ושליטה.
אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים היא דרך מצוינת לייעל את הפעילות העסקיות ולהפוך משימות חשבונאיות שגרתיות למהירות וקלות. הסיכוי לשגיאות, לאיבוד חשבוניות או לפספוס מועדי תשלום קטן.
חפש מערכות אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים אשר מבוססות ענן, שכן הן מאפשרות גישה מכל מקום, מה שמאפשר לצוות הנהלת החשבונות לבדוק ולעבוד על החשבוניות מכל מקום.
היתרונות באוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים
- חסכון בזמן וכסף
בראש ובראשונה, זה חוסך כמות עצומה של זמן לצוות הנהלת החשבונות שלכם. תהליכים ידניים גוזלים זמן ודורשים עבודה, אוטומציה של משימות הזנת ועיבוד נתונים חוזרות ונשנות, יורידו את העומס של איסוף וקליטת חשבוניות ספקים באופן משמעותי ויעזור למקד את זמנם של אנשי הצוות במשימות אסטרטגיות יותר. בנוסף, אוטומציה מאפשרת לטפל בכמות הולכת וגודלת של עבודה ללא צורך להביא כוח אדם נוסף.
- יעילות ודיוק מוגברים
פתרונות אוטומטיים לקליטת וניהול חשבוניות ספקים יכולים להפחית את הסיכון לשגיאות וטעויות המתרחשות לעתים קרובות בעיבוד נתונים ידני. בעזרת AI הנתונים שנכנסים למערכת מדויקים יותר וכל תהליך העיבוד מהיר הרבה יותר.
- נראות ושליטה טובה יותר בהוצאות
על ידי שמירה על כל נתוני ההוצאות במקום אחד, אתם יכולים לעקוב בקלות אחר ההוצאות שלכם. היכולת לערוך סקירה כללית בזמן אמת מאפשרת לעזור לזהות הוצאות מיותרות או גבוהות ולבצע התאמות.
- סיכון מופחת לטעויות והונאות
אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים מפחיתה את הסיכונים לטעויות, הונאות ותשלומים כפולים של חשבוניות. פתרונות הקיימים בשוק מבצעים התאמה בין החשבונית, הזמנת הרכש ותעודת הקבלה, מה שמסייע במציאת חריגות, חשבוניות כפולות וטעויות בתשלומים.
בקרה טובה יותר, התאמה להוראות ניהול ספרים, שביעות רצון מוגברת של העובדים, יחסים טובים יותר עם ספקים, קבלת החלטות משופרת… רשימת היתרונות של אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים נמשכת עוד ועוד. רוצים ללמוד עוד על ההטבות של אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים, עיינו במאמר שלנו על היתרונות של אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים.
החזר השקעה (ROI) על אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים
במעבר לדיגיטל בניהול וקליטת חשבוניות ספקים יש הרבה יתרונות כספיים נסתרים שעסקים עשויים לפספס במבט ראשון. אוטומציה של קליטת חשבוניות ספקים יכולה להניב החזר טוב על ההשקעה הודות ליתרונות של ביטול עבודת כפיים, הפחתת שגיאות והגברת היעילות. כל זה ביחד יכול להסתכם במהירות לחיסכון משמעותי.
ניהול מסורתי, ידני, של חשבוניות ספקים, מתיישן במהירות עם ההכרה של יותר ויותר חברות בצורך לגישה מיידית לחשבוניות ומסמכים פיננסיים אחרים באופן דיגיטלי. ואכן, זמן הוא כסף ועיבוד חשבוניות מהיר יותר יכול לחסוך לכם הרבה ממנו. כדי לקבל שיעור של החיסכון הפוטנציאלי על ידי אוטומציה של תהליך קליטת חשבוניות ספקים, בדקו את ״מחשבון החיסכון בעלויות שלנו״ בלחיצה כאן.
איך מתחילים הטמעה של מערכת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים?
התחלתם או חושבים להתחיל הטמעה של מערכת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים, הנה כמה דברים שצריך לקחת בחשבון:
- הבנת התהליך הנוכחי
כדי להפיק את המיטב מאוטומציה של קליטת חשבוניות ספקים, חשוב תחילה להבין את תהליך העבודה הנוכחי שלכם.
- בדיקה של אילו פתרונות אוטומציה קיימים בשוק
צרו רשימה של כמה מהספקים הגדולים יותר (כולל DOKKA), שתפו את אנשי הצוות בתהליך, זה יעזור להבטיח שהצוות ירגיש חלק בתהליך, יבין את תהליך ההטמעה ויהיה מחויב אליו.
- בחינה והערכה
לפני תחילת עבודה עם מערכת אוטומציה חדשה, יש לבצע בדיקות כחלק מתהליך ההטמעה. אם מתרחשות בעיות כלשהן, תוכלו לטפל בהם לפני שעליתם רשמית לאוויר.
- הכשרת הצוות
הקדישו זמן לחינוך והכשרת הצוות שלכם לקראת השימוש בתוכנה החדשה. שינוי הוא מטבעו מלחיץ, אז ייתכן וייקח לצוות זמן להסתגל וללמוד. היו סבלניים וודאו שלצוות שלכם יש הבנה ברורה של היתרונות. בדוקה, אנו עושים זאת כחלק מתהליך ההטמעה, ומבטיחים שהצוות שלכם לומד כיצד להשתמש במערכת ולהרגיש בטוח עם השינוי תוך ימים ספורים.
שאלות ותשובות נפוצות:
איך בוחרים מערכת לאוטומציה בטיפול בחשבוניות ספקים?
הצעד הראשון הוא להעריך את האפשרויות הקיימות לאוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים. חשוב להבין את התכונות השונות שהפתרונות הללו מציעים, כדי שתוכל לבחור את הפתרון המתאים ביותר לצרכים שלכם. ראשית, התחילו בהערכה לגבי היכולת ואופן שבו האוטומציה בקליטת החשבוניות יכולה להשתלב בתמונה הפיננסית הרחבה יותר בארגון, כמו גם אילו יכולות ניתור ודיווח זמינים למעקב אחר ביצועים בהנהלת החשבונות. קחו בחשבון אבטחה, אמינות וחסכון – היבטים חשובים בתהליך קבלת ההחלטה.
האם אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים מתממשקת עם מערכות ארגוניות, כגון: ERP, CRM או מערכות הנה״ח?
בהחלט, תוכנת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים יכולה להתממשק עם מערכות אחרות ובמיוחד נפוץ הממשק עם מערכות ERP והנהלת חשבונות. הממשק מבטיח שהנתונים יהיו מסונכרנים בין המערכות תוך ייעול תהליך קליטת החשבוניות לתיאום ללא מאמץ עם פעולות ארגוניות אחרות. למידע נוסף על האינטגרציות של דוקה עם מערכות ERP והנהלת חשבונות, עיינו באתר שלנו.
איך אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים יכולה לשפר דיוק?
אוטומציה יכולה להגביר באופן דרמטי את הדיוק של עיבוד החשבוניות, על ידי ביטול הזנת נתונים ידנית, אוטומציה של תהליך ההתאמה וזירוז ניתוב האישורים. בנוסף, מערכות אוטומטיות הן דרך בטוחה לצמצום טעויות אנוש, כמו הזנת מספרים בטעות או קריאת חשבוניות בצורה שגויה.
האם ניתן להשתמש באוטומציה של קליטת חשבוניות ספקים כדי לעמוד בתקנות המס והוראות ניהול ספרים?
כן, ניתן להשתמש בתוכנת אוטומציה להנה״ח כדי לעמוד בתקנות המס. לחלק מהמערכות יש תכונות מובנות שיכולות לעזור לעסקים לציית לתקנות מס מקומיות, מדינתיות ופדרליות, כמו חישוב מס מכירה, חישוב ניכוי מס במקור ועמידה בדרישות דיווח מס. בנוסף, ניתן להשתמש במערכות מסוימות גם כדי לשמור על תיעוד של תשלומי מס ותאימות.
איך אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים מטפלת במחלוקות לגבי חשבוניות?
תוכנת אוטומציה בקליטת חשבוניות ספקים מספקת מגוון שיטות ליישוב סכסוכים, כולל היכולת לפתוח תיקי מחלוקות ולהקצותם לצוות הרלוונטי לניהול. כלי תקשורת מאפשרים חילופי מידע מהירים ומאובטחים, ומערכות מסוימות מספקות גם יכולות מעקב על מחלוקות וכן דוחות שיכולים לפרט כיצד כל אחת מהן נפתרה.
האם ניתן להתאים מערכות אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים לצרכים עסקיים ספציפיים?
כן, פתרונות תוכנת אוטומציה רבים יכולים להיות מותאמים אישית לצרכים עסקיים ספציפיים. זה יכול לכלול התאמה אישית של תהליכי עבודה, שילוב עם מערכות אחרות ויצירת דוחות מותאמים אישית. מערכות מסוימות מציעות גם את היכולת לעסקים להוסיף לתוכנה שדות, טפסים וכללי אימות מותאמים אישית משלהם.
כמה קל להטמיע מערכת אוטומציה לקליטת חשבוניות ספקים?
קלות ההטמעה יכולה להשתנות בהתאם לפתרון התוכנה ולצרכים הספציפיים של העסק. עם פתרונות מסוימים כמו דוקה ניתן לעלות לאוויר תוך ימים עד שבועות בודדים בזכות קלות השימוש והממשק למערכת הנהלת החשבונות, בעוד שאחרים עשויים לדרוש תצורות ואינטגרציות מורכבות יותר.
