כולנו מכירים את התחושה המתסכלת והלחץ שנוצר כל חודש כאשר אנחנו צריכים להספיק לסדר את החשבוניות ולשלוח לרו"ח. עסקים רבים עדיין עובדים בשיטה זו, ספקים מגישים חשבוניות נייר ובעלי עסקים עדיין מגיעים פיזית לרואה החשבון או שולחים שליח למסור את החשבוניות.
איך עבדנו ככה עד היום?
בשנת 2021, תאמינו או לו, בעלי עסקים רבים עדיין אוספים את החשבוניות לאורך החודש לתוך שקית או קופסא, הוצאות כגון: חנייה, מסעדה, מוניות, דלק וכדומה ובכל חודש מגיעים פיזית אל מנהל החשבונות ומוסרים לו את הניירות. מנהל החשבונות עובר חשבונית חשבונית ומקליד אותן ידנית לתוך מערכת הנהלת החשבונות ומתייק אותם בקלסר, בהתאם לסעיף 25 (ג) להוראות ניהול ספרים אשר מסביר כי על הלקוח לשמור את המסמכים המקוריים הנמצאים תחת חזקתו 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, הקלסרים נערמים ומשרד הנהלת החשבונות מתקין עוד ועוד מדפים וארוניות על מנת לשמור אותם או שפשוט שולח אותם בארגז חזרה ללקוח או לארכיון לאחסון.
צורת העבודה הזו גורמת לקשיים לשני הצדדים ולהפסדי מע״מ ללקוח:
- חשבוניות נאבדות ללקוח או שפשוט הוא לא טורח להגיש אותן.
- חלק מהחשבוניות מגיעות במצב לא קריא, נקרעו, נשפך עליהם משהו או שפשוט דהו בשמש.
- שאלות והבהרות בין מנהל החשבונות ללקוח נעשות טלפונית ובמיילים וצורכות זמן רב לשני הצדדים.
- לבסוף העבודה נעשית אבל לא לפני ששני הצדדים יצאו מותשים מהתהליך.
הצורך בשמירת מסמכי המקור והארכיב הדיגיטלי
מבחינת מע"מ על מנת שיהיה אפשר לתבוע מע"מ על החברה לשמור מסמכי מקור כמוגדר בסעיף 38(א) לחוק מע"מ ולכן מקום בו לא הושגה חשבונית המקור או הושגה לאחר מעל לחצי שנה, החברה מאבדת את המע"מ ולא תקבל החזר.
מסמך דיגיטלי – מנה״ח רבים מדפיסים את המסמך הדיגיטלי ומתייקים את ההדפסה, שאינה קבילה כמסמך מקור. מנה״ח שומרים את המסמך הדיגיטלי בתיבות הדואר האישיות של העובדים. הדרך הנכונה והבטוחה היא לשמור מסמכים דיגיטליים במערכת ארכיב ממוחשבת אשר בין השאר מאפשרת יכולות חיפוש מתקדמות לאיתור המסמך בעת הצורך.
מסמכים סרוקים– בהתאם לחוזר מס הכנסה מס' 933502 בנושא: שינויים בהוראות ניהול ספרים – סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי, לפני שליחת המסמך הפיננסי למערכת יש לחתום אותו בחתימה דיגיטלית על ידי 2 ממלאי תפקיד שונים בחברה, אשר מאשרים בחתימתם כי המידע הסרוק תואם למידע במסמך המקורי.
התנאים שהוגדרו בהוראות לכך שהנישום יהיה רשאי לבער "מסמך סרוק", כלומר לגרוס את המסמכים הפיזיים, מתייחסים לאיכות תהליך הסריקה ושמירת המסמכים בארכיב דיגיטלי, הגשת הדוח לאותה שנת המס לפי סעיף 111 לפקודה , הגשת דוח על הניכוי במקור מספקים, אי הרשעתו של הנישום בעבירות שונות והיות פנקסי הנישום המתייחסים לאותה שנת מס קבילים או שאינם נושאו של הליך תלוי ועומד בעניין פסילתם לפי סעיפים שונים לפקודה.
אז איך מתקדמים מכאן?
אנחנו שומעים לעיתים קרובות כיצד אוטומציה יכולה לחסוך לנותני שירותי הנהלת חשבונות וחברות זמן רב, להגביר את היעילות ולעשות את כולם מאושרים יותר. נשמע נהדר, אבל מה בעצם כוללת אוטומציה של הנהלת חשבונות?, ואיך זה עובד הלכה למעשה?
הנהלת חשבונות מתקדמת בענן
בימים אלו מתחוללת מהפיכה דיגיטלית בתחום, ורבים עוברים לעבוד בצורה דיגיטלית, בין אם על ידי סריקה ושליחה במייל, צילום החשבונית באפליקציה או יצירת חשבונית דיגיטלית. העברה של החשבונית בצורה דיגיטלית חוסכת ללקוח, לספק ולנותן שירותי הנהלת החשבונות זמן, ניירת וכסף.
חוויה אחרת בעולם הנהלת החשבונות
הטכנולוגיה התקדמה ואיתה הגיעו מערכות מבוססות ענן, ניתן לגשת אליהן מכל מקום ובעזרת כל מכשיר כגון דסקטופ, לפטופ, מובייל, אייפד וכו'. הענן, מאפשר עבודה מרחוק ואינו מצריך אותנו להגיע למשרד על מנת לגשת אל התוכנות.
היתרונות הם רבים
- תוכנות הנהלת החשבונות עוברות לענן, ניתנות כשירות וללא צורך בהתקנה מיוחדת או חומרה.
- התקשורת בין הלקוח לנותן השירות ובין הספק ללקוח שלו עוברת להתבצע דרך מיילים ופלטפורמות תוכנה. השיח מתועד, החשבונית לא דוהה כמו בנייר, והמסמכים עוברים בין הצדדים לכל אורך החודש ולא פעם בחודש. הצדדים חוסכים זמן, נייר, אי הבנות וכסף.
- ספקים רבים עוברים ליצירת ושליחת חשבונית חתומה דיגיטלית במייל ומייתרים את הצורך בנייר.
ההתקדמות הביאה איתה התייעלות אך עדיין צורכת זמן רב
מסמכים מגיעים ממספר מקורות; חלקם נשלחים בדואר אלקטרוני, חלקם מועלים לשירותי ענן וחלקם עדיין מגיעים פיזית למשרד. את הנייר הפיזי יש לסרוק, את החשבוניות הדיגיטליות יש לשלוף מתוך לינקים במיילים ואתרים של חברות וחשבוניות במייל יש להוריד קבצים, למיין ולהקליד. מציאת המסמכים שמגיעים כעת במספר דרכים הפכה מאתגרת.
עבודת הנהלת החשבונות נשארה סזיפית
מנהלי חשבונות אוספים את החשבוניות מהמקורות השונים ומקלידים ידנית לתוך מערכת הנהלת החשבונות פרטים רבים, כגון: שם ספק, שולם או לא שולם, מע״מ או ללא מע״מ, תאריך, סכומיםֿ ועוד.
בנוסף, בגלל שחומר רב מגיע באותה עת מלקוחות רבים, לחץ עבודה רב מתנקז לסוף החודש ועובדים נדרשים לשעות נוספות באותם ימים. העובדים צריכים להתגבר על הלחץ הזמני חודש בחודשו וטעויות קורות.
השינוי הגדול כבר כאן!
הפלטפרומה של דוקה אינה מחליפה את מערכת הנהלת החשבונות, אלא תומכת ומסייעת למנהל החשבונות על ידי אוטומציה של אותן עבודות רוטיניות בהנהלת החשבונות, ובכך מאפשרת למנהלי החשבונות לעשות יותר בקרה ופחות הקלדה. הזמן שנוצר מאפשר מתן שירות ברמה גבוהה יותר ומפחית טעויות.
דוקה – העתיד כבר כאן
שירותי הנהלת חשבונות אוטומטיים
איסוף החשבוניות, ניתוחן והזרמת פקודות יומן אוטומטית אל תוך מערכת הנהלת החשבונות.
איסוף החשבוניות – מקלים על הלקוח ומאפשרים לו להעביר את החשבוניות בכל דרך בה יבחר:
- אפליקציה לנייד אשר מאפשרת לצלם בקלות כל מסמך אשר עובר אוטומטית, תוך מספר שניות בלבד, ישירות אל מנהל החשבונות.
- במייל, דוקה תזהה את החשבונית מתוך המייל אוטומטית ותשלוף אותה אל תוך הפלטפורמה.
- ניירת, מנהל החשבונות יכול לסרוק את הניירת וזו תועלה ישירות לפלטפורמה.
שולחן העבודה הדיגיטלי של מנהל החשבונות – כל החשבוניות במקום אחד
החשבוניות זורמות מאמצעי האיסוף השונים אל הפלטפורמה של דוקה ומוצגות למנהל החשבונות בצורה קלה ונגישה.
ניתוח החשבוניות ושליפת נתונים – נעשה על ידי הפלטפורמה של דוקה וחוסך בזמן וטעויות
הטכנולוגיה הייחודית של דוקה שולפת את הנתונים מתוך החשבוניות ומציגות את המידע למנהל החשבונות כהמלצה ליצירת פקודת יומן. מנהל החשבונות מאשר את נכונות המידע שנשלף על ידי הפלטפורמה מתוך החשבוניות ובכך נוצרת פקודת יומן בתוך מערכת הנהלת החשבונות אליה הפלטפורמה של דוקה מתממשקת
מנה״ח מבצע עבודת בקרה בניגוד לעבודת ההקלדה שמבצע בלי המערכת, מנה״ח שעובדים עם דוקה מרוצים יותר מעבודתם, עושים אתה בצורה מהירה יותר ועם פחות טעויות.
ארכיב דיגיטלי
המערכת מהווה ארכיב דיגיטלי, ולכן ניתן לשמור מסמכים דיגיטליים וכן להחתים מסמכים סרוקים על מנת שיוכרו כנאמנים למקור על ידי רשויות המס.
מנהלי חשבונות לא הולכים להיעלם!
המידע במסמכים חשבונאיים, ברובו, חוזר על עצמו חודש אחר חודש כך שיצירת פקודות היומן מתוכו על ידי הפלטפורמה של דוקה מתבצע ברמת דיוק ואיכות גבוהים ביותר.
בעתיד, מנהלי החשבונות יעסקו פחות בהקלדה, חישוב מספרים והתאמות פשוטות ויותר במתן שירות, ניתוח נתונים וייעוץ ללקוחותיהם. מנהלי החשבונות יהיו מרוצים יותר מעבודתם וכן לקוחותיהם.
ללקוחות תהיה גישה אונליין למסמכים החשבונאים שלהם וכך יוכלו לקבל החלטות עסקיות בקלות. למנהלי החשבונות יוותר יותר זמן לאמת את המידע הנכנס לספרים ולוודא שללקוחותיהם יש את המידע שהם צריכים.
כיצד נבצע הנהלת חשבונות בעתיד עם כל הכלים החדשניים והאוטומציה?
הנהלת החשבונות משנה את פניה
אנחנו עוברים לעולם ירוק, דיגיטלי ונטול נייר. נגישות ושקיפות המידע ללקוח ותקשורת דרך תוכנות ענן ואפליקציות. אנחנו נכנסים לעידן בו עבודות רוטיניות עוברות להתבצע על ידי מחשבים ומנהלי חשבונות יתמקדו בשירות, ניתוח נתונים, ייעוץ ובכך ייצרו ערך משמעותי עבור ללקוחותיהם.
אוטומציה בהנהלת חשבונות משתפרת כל הזמן
אם זאת עדיין ישנם אתגרים בתחום ויש לאן להתקדם. החדשנות בעולם הנהלת החשבונות מתרחשת, מנהלי החשבונות שיאמצו לחיקם את הקידמה, יראו כיצד עסקיהם משגשגים ולקוחותיהם מרוצים. אותם מנהלי חשבונות שיקדימו לאמץ את שיטות העבודה החדשות, יטמיעו אוטומציה ויעברו לתת ערך מוסף ללקוחותיהם, ייצרו יתרון על פני המתחרים.
