אנחנו שומעים לעיתים קרובות כיצד אוטומציה יכולה לחסוך לנותני שירותי הנהלת חשבונות וחברות זמן רב, להגביר את היעילות ולעשות את כולם מאושרים יותר. נשמע נהדר, אבל מה בעצם כוללת אוטומציה של הנהלת חשבונות? ואיך זה עובד הלכה למעשה?
במאמר זה, אנו מסבירים:
– הנהלת חשבונות עד לא מזמן, כללה אך ורק מסמכים בדמות ניירות בלבד. נשמע מיושן? ובכן, לקוחות רבים עדיין מגיעים פיזית לרואה החשבון ומביאים לו את החשבוניות, וספקים מגיעים ללקוחותיהם ומגישים חשבונית נייר.
– הנהלת חשבונות מתקדמת לענן ולדיגיטציה, בימים אלו מתחוללת מהפיכה דיגיטלית בתחום, רבים עוברים להעברת חשבוניות בצורה דיגיטלית, בין אם על ידי סריקה ושליחה במייל, צילום החשבונית באפליקציה או יצירת חשבונית דיגיטלית. המעבר לדיגיטל חוסך ללקוח, לספק ולנותן שירותי הנהלת החשבונות זמן, ניירת וכסף.
– אוטומציה, העתיד של מקצוע הנהלת החשבונות כבר כאן, הטמעת מערכות אוטומטיות חכמות ויצירת ערך מוסף ללקוח.
הנהלת חשבונות עד לא מזמן
אנחנו מדברים בסה"כ על לפני כמה שנים ותאמינו או לא עדיין רבים פועלים כך, בעלי עסקים רבים אוספים את החשבוניות לאורך החודש לתוך שקית או קופסא, הוצאות כגון: חנייה, מסעדה, מוניות, דלק וכדומה ובכל חודש מגיעים אל מנהל החשבונות ומביאים אליו פיזית את הניירות. מנהל החשבונות יעבור חשבונית חשבונית ויקליד אותן ידנית לתוך מערכת הנהלת החשבונות ויתייק אותם בקלסר. הקלסרים נערמים ומשרד הנהלת החשבונות מתקין עוד ועוד מדפים וארוניות על מנת לשמור אותם או ששולח אותם חזרה ללקוחות לאחסון.
צורת העבודה הזו גורמת לקשיים והפסדים כספיים:
– הפסד כספי של החזרי מע"מ – חשבוניות נאבדות ללקוח או שפשוט הוא לא טורח לאסוף ולהגיש אותן. – חלק מהחשבוניות מגיעות במצב לא קריא, נקרעו, נשפך עליהם משהו או שפשוט דהו בשמש. – שאלות והבהרות בין מנהל החשבונות ללקוח נעשות טלפונית ובמיילים וצורכות זמן רב לשני הצדדים. לבסוף העבודה נעשית אבל לא לפני ששני הצדדים יצאו מותשים מהתהליך.
הנהלת חשבונות מתקדמת לענן ולדיגיטציה
הטכנולוגיה התקדמה ואיתה הגיעו מערכות מבוססות ענן, ניתן לגשת אליהן מכל מקום ובעזרת כל מכשיר. הענן, מאפשר עבודה מרחוק ואינו מצריך אותנו להגיע למשרד על מנת לגשת אל התוכנות. בין השינויים:
1. תוכנות הנהלת החשבונות עוברות לענן, ניתנות כשירות וללא צורך בהתקנה מיוחדת או חומרה.
2. התקשורת בין הלקוח לנותן השירות ובין הספק ללקוח שלו עוברת להתבצע דרך מיילים ופלטפורמות תוכנה. השיח מתועד, החשבונית לא דוהה כמו בנייר, והמסמכים עוברים בין הצדדים לכל אורך החודש ולא פעם בחודש. הצדדים חוסכים זמן, נייר, אי הבנות וכסף.
3. ספקים רבים עוברים ליצירת ושליחת חשבונית חתומה דיגיטלית במייל ומייתרים את הצורך בנייר.
ההתקדמות הביא איתה התייעלות אך עדיין צורכת זמן רב מהספק, הלקוח ומנהל החשבונות שלו:
– מסמכים מגיעים ממספר מקורות; חלקם נשלחים בדואר אלקטרוני, חלקם מועלים לשירותי ענן וחלקם עדיין מגיעים פיזית למשרד. את הנייר הפיזי יש לסרוק, את החשבוניות הדיגיטליות יש לשלוף מתוך לינקים במיילים ואתרים של חברות וחשבוניות במייל יש להוריד קבצים, למיין ולהקליד. מציאת המסמכים שמגיעים כעת במספר דרכים הפכה מאתגרת. – מנהלי חשבונות אוספים את החשבוניות מהמקורות השונים ומקלידים ידנית לתוך מערכת הנהלת החשבונות פרטים רבים, כגון: שם ספק, שולם או לא שולם, מע״מ או ללא מע״מ, תאריך, סכומיםֿ ועוד.
בנוסף, בגלל שחומר רב מגיע באותה עת מלקוחות רבים, לחץ עבודה רב מתנקז לסוף החודש ועובדים נדרשים לשעות נוספות באותם ימים. העובדים צריכים להתגבר על הלחץ הזמני חודש בחודשו וטעויות קורות.
הפלטפרומה של דוקה, אינה מחליפה את מערכת הנהלת החשבונות, אלא תומכת ומסייעת למנהל החשבונות על ידי אוטומציה של אותן עבודות רוטיניות בהנהלת החשבונות, ובכך מאפשרת למנהלי החשבונות לעשות יותר בקרה ופחות הקלדה. הזמן שנוצר מאפשר מתן שירות ברמה גבוהה יותר ומפחית טעויות.
דוקה העתיד של מקצוע הנהלת החשבונות – איך שירותי הנהלת חשבונות אוטומטיים עובדים?
איסוף החשבוניות, ניתוחן והזרמת פקודות יומן אוטומטית אל תוך מערכת הנהלת החשבונות.
• איסוף החשבוניות – מקלים על הלקוח ומאפשרים לו להעביר את החשבוניות בכל דרך בה יבחר:
o אפליקציה לנייד אשר מאפשרת לצלם בקלות כל מסמך אשר עובר אוטומטית, תוך מספר שניות בלבד, ישירות אל מנהל החשבונות.
o במייל, דוקה תזהה את החשבונית מתוך המייל אוטומטית ותשלוף אותה אל תוך הפלטפורמה.
o ניירת, מנהל החשבונות יכול לסרוק את הניירת וזו תועלה ישירות לפלטפורמה.
• איסוף החשבוניות – כל החשבוניות במקום אחד – שולחן העבודה הדיגיטלי של מנהל החשבונות. החשבוניות זורמות מאמצעי האיסוף השונים אל הפלטפורמה של דוקה ומוצגות למנהל החשבונות בצורה קלה ונגישה.
• ניתוח החשבוניות ושליפת נתונים – נעשה על ידי הפלטפורמה של דוקה וחוסך בזמן וטעויות
.
הזרמת פקודות יומן ישירות אל מערכת הנהלת החשבונות וטכנולוגיית לימוד מכונה
מנהל החשבונות מאשר את נכונות המידע שנשלף על ידי הפלטפורמה מתוך החשבוניות ובכך נוצרת פקודת יומן בתוך מערכת הנהלת החשבונות אליה הפלטפורמה של דוקה מתממשקת. טכנולוגיית לימוד המכונה של דוקה לומדת מתוך הכמות האדירה של חשבוניות שמנותחות יום יום ומשתפרת כל הזמן.
מנהלי חשבונות לא הולכים להעלם!
המידע במסמכים חשבונאיים, ברובו, חוזר על עצמו חודש אחר חודש כך שיצירת פקודות היומן מתוכו על ידי הפלטפורמה של דוקה מתבצע ברמת דיוק ואיכות גבוהים ביותר. בעתיד, מנהלי החשבונות יעסקו פחות בהקלדה, חישוב מספרים והתאמות פשוטות ויותר במתן שירות, ניתוח נתונים וייעוץ ללקוחותיהם. מנהלי החשבונות יהיו מרוצים יותר מעבודתם וכן לקוחותיהם. ללקוחות תהיה גישה אונליין למסמכים החשבונאים שלהם וכך יוכלו לקבל החלטות עסקיות בקלות. למנהלי החשבונות יוותר יותר זמן לאמת את המידע הנכנס לספרים ולוודא שללקוחותיהם יש את המידע שהם צריכים.
היכן אוטומציה לשירותי ניהול חשבונות תהיה בעתיד?
הנהלת החשבונות משנה את פניה, אנחנו עוברים לעולם ירוק, דיגיטלי ונטול נייר. נגישות ושקיפות המידע ללקוח ותקשורת דרך תוכנות ענן ואפליקציות. אנחנו נכנסים לעידן בו עבודות רוטיניות עוברות להתבצע על ידי מחשבים ומנהלי חשבונות יתמקדו בשירות, ניתוח נתונים, ייעוץ ובכך ייצרו ערך משמעותי עבור ללקוחותיהם. אוטומציה בהנהלת חשבונות משתפרת כל הזמן, אם זאת עדיין ישנם אתגרים בתחום ויש לאן להתקדם. החדשנות בעולם הנהלת החשבונות מתרחשת, מנהלי החשבונות שיאמצו לחיקם את הקידמה, יראו כיצד עסקיהם משגשגים ולקוחותיהם מרוצים. אותם מנהלי חשבונות שיקדימו לאמץ את שיטות העבודה החדשות, יטמיעו אוטומציה ויעברו לתת ערך מוסף ללקוחותיהם, ייצרו יתרון על פני המתחרים.
